Pembangunan sistem informasi untuk manajemen surat menyurat di Dinas Kesehatan Bandung

Dinas Kesehatan Bandung pada bagian sub bagian umum bekerja dalam urusan pencarian data surat masuk dan surat keluar, pencatatan data surat masuk dan keluar, serta pengarsipan surat masuk dan keluar. Pencatatan surat masuk dan keluar masih dilakukan manual ke dalam media buku besar, karena masih menggunakan media tersebut, maka sering terjadi masalah data surat tersebut tidak tercatat. Pengarsipan surat masuk dan keluar masih menggunakan media kertas dan buku besar yang memungkinkan hilang dan tidak terasipkan. Pencarian data surat masuk dan keluar masih dilakukan manual dengan cara data surat dicek satu persatu ke dalam buku besar, sedangkan untuk mengetahui status surat masuk sudah atau belum terdisposisi dan surat keluar sudah atau belum ditanda tangan harus bertanya langsung kepada petugas yang bersangkutan.Dari masalah yang dihadapi Dinas Kesehatan Bandung diperlukan sistem untuk memanajemen data surat, sehingga mengolah data surat seperti pencatatan data surat dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Pengarsipan surat dapat dilakukan dengan mengindeks surat berdasarkan tahun, bulan dan tanggal surat, jenis surat, nomor surat ,dan perihal surat dengan menggunakan metode indeks majemuk. Selain itu para pegawai bisa melakukan pencarian data surat dengan lebih mudah dan cepat, kemudian proses surat telah atau belum terdisposisi dapat diketahui.Berdasarkan implementasi dan hasil pengujian aplikasi yang telah disesuaikan dengan tujuanya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen surat menyurat ini dapat dijadikan media pencatatan pengarsipan digital sehingga tidak mudah rusak dan tidak mudah hilang. Para pegawai dan petugas di sub bagian umum dapat mengetahui status surat yang telah atau belum terdisposisi dan dapat melakukan proses pencarian (searching) data surat dengan cara Indexing berdasarkan tahun, bulan dan tanggal surat, jenis surat, nomor surat ,dan perihal surat.

Bandung Health Office at the sub-part public affairs work in data search incoming mail and outgoing mail, data recording incoming and outgoing mail, as well as incoming and outgoing mail archiving. Recording of incoming and outgoing mail is still done manually in ledgers media, because it is still using the media, it is often the case the letter is not a problem of data recorded. Archiving incoming and outgoing mail still using paper media and the general ledger that allows lost and not terasipkan. Data search incoming and outgoing mail is still performed manually by means of a letter of data checked one by one into the ledger, while to know the status of incoming mail or may not disptition and outgoing mail has been hand signed or not to ask directly to the officer concerned.Of the problems facing the Bandung Health Office system to manage the data required letter, so that process data such as data recording letter letter can be done more effectively and efficiently. Archiving can be done by indexing letter letter by year, month and date of the letter, type letters, numbers letters, and letters regarding the use of compound index method. In addition, the employee can perform data searches letters more easily and quickly, then the letter has or has not dispotition be known.Based on the results of the implementation and testing of applications that have been adapted to their end, it can be concluded that the management information system of this correspondence can be used as recording media digital archiving that is not easily damaged and not easily lost. The employees and officers in general subpart can know the status of the letter that has or has not dispotition and allowed to search (searching) a letter by way of indexing the data by year, month and date of the letter, type letters, numbers letters, and letters concerning.