Pembangunan sistem manajemen pengarsipan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Jawa Barat berbasis web

soonBadan Pengelola Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) Provinsi Jawa Barat merupakan instansi pemerintahan yang mengelola lingkungan hidup. Setiap kegiatan yang dilakukan di Instansi pasti menghasilkan sebuah dokumen. Semakin lama dokumen tersebut akan semakin menumpuk yang menimbulkan Petugas TU mempunyai kendala dalam proses pencarian dokumen karena pencarian terhadap arsip harus dilakukan secara manual dengan menyisir arsip satu per satu, karena proses penyimpanan sebuah arsip tahap pertama dikelompokkan berdasarkan tahun, lalu berdasarkan bulan dan setelah itu berdasarkan no surat, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan waktu kerja petugas TU banyak tersita hanya untuk mencari sebuah dokumen. Penyimpanan data secara fisik memiliki kerawanan dalam segi keutuhan dokumen. Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah mengurangi penumpukan dokumen, mempermudah petugas TU dalam proses pencarian dokumen memperkecil kemungkinan kerusakan dan kehilangan data arsip.Berdasarkan masalah yang telah diuraikan, dapat diselesaikan dengan cara membangun sebuah sistem dengan menggunakan metode file berindeks majemuk yang diterapkan pada fungsi pencarian sebuah surat berdasarkan tahun, bulan, jenis surat dan nomor surat yang berfungsi untuk mempercepat proses pencarian sebuah surat. Serta untuk menjaga keutuhan dan memperkecil kemungkinan kerusakan data arsip di buatlah sistem manajemen pengarsipan dengan format digital, karena format digital lebih efektif dan efisien dalam penyimpanan data.Setelah dilakukan pengujian terhadap sistem maka dihasilkan kesimpulan bahwa sistem manajemen pengarsipan ini dapat mengurangi penumpukan dokumen dan menghemat ruang kearsipan, mempermudah petugas TU dalam proses pencarian dokumen dan memperkecil kemungkinan kerusakan serta kehilangan data arsip.

Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) on West Java Regional is a government institution that manages the environment. Each activities that carried out in this institution must generates a document. The longer the documents generated, it will increase stacking which cause some troubles for TU Officers in the process of searching because they will need to do the process manually by sorting the arsips one by one. Because the first stage of storing archives are grouped by year, then month, and then letters number, it will take quite a long time and seize the TU Officers work only to find a document. The physical data storage has a disadvantage in terms of the document integrity. So, the purpose of this research is to reduce documents stacking, to facilitate the TU Officers in the document searching process, and to reduce the possibility of data archives damage and loss.Based on the problems that have been described can be solved by building a system using multiply indexed file method is applied to the search function based on a letter of the year, month, type a letter and no letter serves to speed up the process of finding a letter. And to maintain the integrity and minimize the possibility of damage to the archived data in the archiving management system to create a digital format, because the digital format is more effective and efficient in data storage. After the test that has been done, it can be concluded that this archives management system can reduce the documents stacking and spare archival spaces, simplify TU Officers in the documents searching process, and also reduce the possibility of data archives damage and loss.