Sistem peNyusutan arsip statis di bidan perpustakaan dan kearsipan daerah provinsi jawa barat

Kearsipan di negara Indonesia dipandang sebagai salah satu bidang kerja ketatausahaan yang berkaitan dengan pekerjaan surat menyurat. Kegiatan kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan surat menyurat dan warkat lainnya. Pandangan ini sudah tidak sesuai lagi, karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan praktis organisasi modern.

Arsip merupakan sarana administratif dan kebutuhan utama untuk perencanaan perkembangan organisasi. Sumber data dan informasi yang tidak pernah kering adalah arsip. Organisasi swasta atau pemerintah dapat mendasarkan kepadanya. Arsip akan berperan lebih dinamik di dalam kehidupan organisasi apabila para manajer atau administrator dalam organisasi tersebut menganggap penting dan perlu menyelenggarakan kearsipan secara baik.

Arsip meliputi surat, foto, rekaman film bahkan juga tape ataupun disc komputer. Penciptaan arsip yang tidak terkendali akan berpengaruh terhadap penataan berkas. Arsip yang tidak terkendali akan menimbulkan berbagai pemborosan seperti penggunaan ruangan, peralatan dan tenaga. Konsekuensinya arsip yang tercipta akan meningkat pula.

Dalam rangka pengelolaan arsip ini untuk lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah telah diatur melalui Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 yang menegaskan bahwa setiap lembaga negara atau badan pemerintah memiliki satu unit kearsipan. Undang-undang tersebut memberi kemungkinan bagi setiap instansi pemerintah untuk membentuk organisasi kearsipan dalam rangka pengelolaan arsip. Kearsipan berpengaruh terhadap pengelolaan arsip dalam hal pembuatan formulir. Penciptaan formulir tidak terencana termasuk dalam bentuk dan ukurannya sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip.

Penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip, kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralatan yang lebih canggih. Penyimpanan inipun dibatasi pula oleh Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu masa simpan arsip. Di sinilah perlunya kita melakukan kegiatan penyusutan. Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Penyusutan arsip ini pun dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip dari arsip yang bersangkutan. Hal yang terpenting adalah informasi untuk pelayanan dapat ditemukan dengan cepat dan benar.

Peran aktif Lembaga kearsipan di daerah dalam hal pendelegasian wewenang, penentuan jenis arsip yang harus dipindahkan ke depo arsip. Peran aktif Lembaga kearsipan di daerah sangat diperlukan dalam mengkoordinasikan, membina, mengawasi secara operasional penyusutan arsip agar dicegah terjadinya penyusutan arsip yang semena-mena.

Gambaran tersebut menunjukkan kepada kita, bahwa pengurusan arsip merupakan suatu hal yang kompleks. Suatu anggapan menjadi keliru apabila pengurusan arsip dipandang sebagai kegiatan pengurusan informasi. Dan sebenarnya pengelolaan arsip adalah pengelolaan informasi.

Berdasarkan hal-hal tersebut, penulis tertarik dan berinisiatif untuk melakukan kuliah kerja lapangan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dalam hal kearsipan yang penulis tuangkan dalam judul “Sistem Penyusutan Arsip Statis di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Baratâ€�.