SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DI BADAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DAN TELEMATIKA DAERAH

Sistem pengolahan data arsip statis di Badan Pengembangan Sistem

Informasi dan Telematika Daerah belum optimal, hal ini di karenakan sistem yang

digunakan masih bersifat manual. Maka, timbul berbagai masalah antara lain : (1)

sering terjadi keterlambatan pelaporan hasil kerja, (2) sering terjadi kehilangan

data, (3) membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan pencarian data

arsip tertentu yang sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak terkait. Berdasarkan

permasalahan tersebut, maka sistem ini perlu dikembangkan untuk

mengoptimalkan sistem kinerja di instansi tersebut.

Sistem kearsipan ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan

jenis penelitian studi kasus pada perusahaan, dimana teknik pengumpulan data

yang digunakan, antara lain: observasi, wawancara dan studi literatur. Untuk

teknik analisis data menggunakan metode waterfall, sedangkan model analisis

menggunakan analisis terstruktur yaitu ERD (Entity Relationship Diagram) dalam

menggambarkan model data dan DFD (Data Flow Diagram) untuk

menggambarkan model fungsional. Perangkat lunak pembangun sistem adalah

Borland Delphi 7.0 dengan database MySQL. Data yang diolah dalam sistem ini

diantaranya: arsip tekstual, arsip gambar, arsip audio visual dan lokasi

penyimpanan arsip.

Pengujian sistem yang dilakukan terdiri dari pengujian alpha

menggunakan metode pengujian black box dengan kesimpulan bahwa pada proses

masih memungkinkan untuk terjadinya kesalahan, karena penyaringan proses

dalam bentuk arahan tampilan message box belum maksimal ditampilkan, tetapi

secara fungsional sistem sudah dapat menghasilkan output yang diharapkan.

Sedangkan, pengujian beta dengan kesimpulan hasil uji bahwa sistem informasi

kearsipan cukup menarik, mudah digunakan, cukup membantu dalam pengolahan

data, data diolah dengan cepat dan sudah dapat memberikan informasi yang

diinginkan.