SISTEM INFORMASI KEARSIPAN BIRO ADMINISTRASI UMUM UNIKOM BERBASIS WEB

Biro Administrasi Umum UNIKOM adalah bagian administrasi UNIKOM

yang mengelola banyak dokumen, baik berupa surat masuk, surat keluar, maupun

dokumen kepegawaian. Saat ini pengelolaan dokumen tersebut masih dilakukan

secara manual. Selain itu, sistem yang diterapkan sekarang belum sepenuhnya

dikelola di Biro Administrasi Umum UNIKOM, masih memungkinkan dokumen

yang dikirimkan dari luar UNIKOM langsung diterima oleh masing-masing unit

misalnya jurusan atau rektorat. Dengan sistem yang manual ini akan terjadi

kesulitan dalam penyebaran surat yang harus digandakan.

Dari berbagai masalah yang teridentifikasi maka Biro Administrasi Umum

UNIKOM ingin membangun suatu sistem informasi yang bisa menanggulangi

masalah tersebut. Sistem informasi yang ingin dibangun berbasis web. Dengan

sistem informasi ini akan dilakukan proses scan di bagian biro untuk dimasukkan

ke sistem informasi sebelum dilanjutkan ke penerima. Agar mudah dalam

pengelolaan surat keluar, setiap unit yang akan mengirimkan surat keluar terlebih

dahulu meminta nomor surat ke sistem tersebut.

Sistem informasi ini akan memudahkan dalam pencarian dokumen dan

juga sistem informasi ini akan memiliki fitur pesan singkat yang memungkinkan

komunikasi antar unit. Hal ini juga membantu bagian unit seperti jurusan dan

rektorat menghubungi bagian biro sebagai pusat pengolahan dokumen jika terjadi

masalah yang ingin dikonsultasikan.

Dengan menggunakan sistem informasi pada sistem administrasi,

diharapkan dapat membantu dalam mengurangi penggunaan kertas yang begitu

banyak. Selain itu, dengan sistem informasi kearsipan ini pula diharapkan bisa

menata nomor surat yang beredar agar mudah dalam pencarian dokumen yang ada

dan tidak terjadi pengulangan pada nomor surat.