Rancangan Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Client Server (studi kasus di bidang Kearsipan Badan Informasi dan Komunikasi PEMDA kota Bekasi)

Rancang bangun sistem pengolahan arsip ini dibangun untuk

mempermudah proses kerja dalam pengelolaan arsip Surat masuk dan surat keluar

khususnya dalam bidang kearsipan di Pemda Kota Bekasi yang dimaksudkan

untuk lebih mengefisiensikan pengolahan data secara komputerisasi untuk

menunjang pelaksanaan teknis dalam melaksanakan pengolahan data surat yang

lebih akurat, efektif dan efisien. Surat merupakan alat atau sarana untuk

menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada

pihak lainnya. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,

permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran, pertanyaan, dan sebagainya. Surat

sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat berperan sebagai

alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal

maupun eksternal.

Perancangan sistem yang digunakan dengan metode Waterfall/Classic Life

Cycle, alat yang digunakan untuk merancang sistem berupa Flow Map (Bagan

Alir Dokumen), Contex Diagram (Diagram Konteks), DFD (Data Flow

Diagram), dan teknik pengumpulan data dengan menggunakan metode penelitian

dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka. Tools yang digunakan

adalah Borland Delphi 7.0 sebagai aplikasi dalam perancangan interface dan

MySQL Server 5.0 sebagai DBMS.

Hasil Pengujian alpha dari aplikasi ini adalah sistem yang dibangun secara

fungsional sudah dapat menghasilkan output seperti yang diharapkan, dan hasil

dari pengujian betha dari aplikasi ini tampilan dari program Rancang bangun

sistem pengelolaan arsip yang dibangun sudah memenuhi kebutuhan, proses data

masukan sudah memenuhi kebutuhan dan laporan yang dihasilkan sudah

memenuhi kebutuhan.

Design to build system archives builded to water down process in

management of archives, Incoming Letter, and the outward letter specially in the

field in archive Pemda City Bekasi. meant to be more letter data processing

efficiency that is in computerization to executing letter data processing which

more accurate, efficient and effective. Letter is equipment or medium to submit

statement or information in writing from the side of one to other party. The

information cans be in the form of notification, statement, request, report,

expostulation, idea, question, etcetera. Letter often applied by company or

organisation because letter stands as a means of memory and as component of

documentation for every process either internal and also eksternal.

Scheme of system applied with method Waterfall/Classic Life Cycle,

equipment applied to design system in the form of Flow Map ( Documents Flow

Chart), Contex Diagram ( Context Diagrams), DFD ( Data Flow Diagram), and

data collecting technique by using research method by the way of observation,

interview and book study. Tools applied is Borland Delphi 7.0 as application in

scheme of interface and MySQLServer 5.0 as DBMS.

The results of alpha testing from this aplication is the system that is built

functionally able to deliver the output as expected. And for this betha testing

result from the system aplication is the layout of the programs about design to

develop build system of archives management are appropriated with its function,

process input data have fulfilled requirement and the report that is delivered has

been complied the request.